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Adjoint(e) administratif(ive)-Adminstraive Assistant
at Company in Montreal, QC, CA
Généralités
L'adjoint administratif-accueil est responsable du soutien administratif à l'équipe d’un bureau de conseillers en management RS&DE (consultants, administration et équipe de vente et marketing) en vue d'optimiser les résultats et le potentiel de chaque membre de l’équipe.
Cette personne est responsable de l'accueil général, de l’administratif et des tâches de bureau. En outre, elle est un support pour le marketing, la comptabilité (collecter) et les fonctions administratives (contact avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et s’occupe et de mettre en forme les rapports.
Résumé des fonctions:
Préparation des documents
• Préparation de documents et rapports aux clients
• Examiner la cohérence des rapports (dates, etc.)
• Faire en sorte que les présentations (lettres, appels, l'accès à l'information, des revues d'affaires, etc) à l'Agence du revenu du Canada / Gouvernement de Québec arrivent à l'heure.
• Faire en sorte que les rapports soient livrés aux clients en temps voulu.
• Relecture de tous les documents sortants (rapports, propositions, offres de services, etc) pour l'orthographe, la mise en forme, et la qualité globale aux normes de la comagnie.
• S’assurer que les informations relatives aux clients soient à jour dans notre base de données.
Aide au département ventes et marketing
• Préparer les documents du département Ventes & Marketing (contrat, formulaire de consentement d'affaires, la demande de renseignements de crédit, marketing package).
• Gardez une trace des mises à jour pour le matériel promotionnel (brochure d'équipe)
• Préparez le marketing package.
Assistance administratif
• Appeler l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour le suivi sur l'état de réclamation de dossiers.
• Appeler les clients pour faire les suivis et la mise à jour des informations.
• Imprimer et envoyer des factures.
• Suivi avec des consultants concernant des documents manquants.
• Répondre au téléphone et rediriger les appels.
• Saisir et maintenir à jour les numéros de téléphone et les listes de contacts, notamment les e-mails.
• Tenir des calendriers a jour (consultants, salles de réunion)
• Organiser et gérer le courrier sortant, joindre la documentation appropriée, les livraisons du journal pour le suivi.
• Aide aux problèmes de traitement de texte, imprimantes et systèmes, de numérisation et de télécopie et envoi de tous les documents nécessaires.
Qualifications
• Bilinguisme, excellentes compétences de communication verbale et écrite, habileté éprouvée en communications interpersonnelles et esprit d’équipe.
• Diplôme d’une école de secrétariat reconnue ou expérience pertinente.
• Expérience minimale de 5 ans à titre d’adjoint administratif
• Connaissance approfondie de logiciels tels que Word 2007, Excel, Power Point et Outlook.
• Solides compétences en matière de coordination, exactitude et souci du détail.
L'adjoint administratif-accueil est responsable du soutien administratif à l'équipe d’un bureau de conseillers en management RS&DE (consultants, administration et équipe de vente et marketing) en vue d'optimiser les résultats et le potentiel de chaque membre de l’équipe.
Cette personne est responsable de l'accueil général, de l’administratif et des tâches de bureau. En outre, elle est un support pour le marketing, la comptabilité (collecter) et les fonctions administratives (contact avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) et s’occupe et de mettre en forme les rapports.
Résumé des fonctions:
Préparation des documents
• Préparation de documents et rapports aux clients
• Examiner la cohérence des rapports (dates, etc.)
• Faire en sorte que les présentations (lettres, appels, l'accès à l'information, des revues d'affaires, etc) à l'Agence du revenu du Canada / Gouvernement de Québec arrivent à l'heure.
• Faire en sorte que les rapports soient livrés aux clients en temps voulu.
• Relecture de tous les documents sortants (rapports, propositions, offres de services, etc) pour l'orthographe, la mise en forme, et la qualité globale aux normes de la comagnie.
• S’assurer que les informations relatives aux clients soient à jour dans notre base de données.
Aide au département ventes et marketing
• Préparer les documents du département Ventes & Marketing (contrat, formulaire de consentement d'affaires, la demande de renseignements de crédit, marketing package).
• Gardez une trace des mises à jour pour le matériel promotionnel (brochure d'équipe)
• Préparez le marketing package.
Assistance administratif
• Appeler l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour le suivi sur l'état de réclamation de dossiers.
• Appeler les clients pour faire les suivis et la mise à jour des informations.
• Imprimer et envoyer des factures.
• Suivi avec des consultants concernant des documents manquants.
• Répondre au téléphone et rediriger les appels.
• Saisir et maintenir à jour les numéros de téléphone et les listes de contacts, notamment les e-mails.
• Tenir des calendriers a jour (consultants, salles de réunion)
• Organiser et gérer le courrier sortant, joindre la documentation appropriée, les livraisons du journal pour le suivi.
• Aide aux problèmes de traitement de texte, imprimantes et systèmes, de numérisation et de télécopie et envoi de tous les documents nécessaires.
Qualifications
• Bilinguisme, excellentes compétences de communication verbale et écrite, habileté éprouvée en communications interpersonnelles et esprit d’équipe.
• Diplôme d’une école de secrétariat reconnue ou expérience pertinente.
• Expérience minimale de 5 ans à titre d’adjoint administratif
• Connaissance approfondie de logiciels tels que Word 2007, Excel, Power Point et Outlook.
• Solides compétences en matière de coordination, exactitude et souci du détail.
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Published at 03-02-2010
Viewed: 111 times
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